Raport finansowy nie musi być nudny
Projektowanie raportów finansowych to temat, który co jakiś czas powraca w każdej firmie – wraz z końcem roku, przy podsumowaniu ważnego projektu czy po osiągnięciu założonych celów biznesowych. Powstają wówczas różnego dokumenty, które można przedstawić klientom, zarządowi firmy, inwestorom i innym interesariuszom. Zwykle są obszerne, zawierają mnóstwo danych liczbowych i – bądźmy szczerzy – nie zachęcają do ich przeczytania. Ale wcale tak być nie musi! Raport finansowy może być ciekawy i inspirujący! Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek i podpowiadamy jak sprawić, że Twoje opracowania będą atrakcyjne, nowatorskie i chętnie przeglądane.
Od czego zacząć, czyli architektura informacji
Projektowanie raportów finansowych to nie lada wyzwanie. Od czego więc zacząć, by tego typu dokumenty wzbudzały zainteresowanie, budowały zaufanie wśród czytelników i przyciągały uwagę – zarówno w organizacji, jak i poza nią?
Na początku zastanów się do kogo kierujesz swój raport – jaka jest docelowa grupa odbiorców oraz jakie informacje są dla niej kluczowe. Następnie przygotuj bazę niezbędnych materiałów – teksty, zestawienia finansowe, fotografie, itp. Na tej podstawie będziesz mógł ustalić jakie sekcje w raporcie będą konieczne do zaprojektowania, a także będziesz mógł/-ła dobrać odpowiednie środki wyrazu, które najlepiej je zaprezentują. Zastanów się nad ułożeniem poszczególnych elementów w dokumencie oraz ich kolejnością. Pamiętaj, że publikacja ma być przede wszystkim funkcjonalna, dlatego zanim zaczniesz projektować, szczegółowo przemyśl oraz rozplanuj zwięzłą i przejrzystą architekturę informacji.
Liczy się forma i… format
Kolejny krok to określenie formy publikacji – czy będzie ona drukowana, czy udostępniana online. Wiele od tego zależy.
Jeśli zdecydujesz się na druk – wybierz drukarnię, sprawdź jej możliwości technologiczne (m.in. jaki rodzaj druku oferuje) i zapytaj o ceny wydruków (w określonych nakładach, w wybranych rozmiarach i na konkretnych papierach). Ustalenie tego – na wczesnym etapie – pozwoli uniknąć niepotrzebnych rozczarowań przy finalizacji projektu, np. zbyt wysokich kosztów produkcji czy braku możliwości zrealizowania zamówienia w 100% tak, jak byśmy tego chcieli.
Przy dokumentach elektronicznych możesz bardziej “poszaleć”, ale w tym przypadku także należy wziąć pod uwagę kilka kwestii, np. wielkość pliku (która ma wpływ na szybkość pobierania i możliwość wysłania raportu jako załącznik), czy jego format, a co za tym idzie – wygodę przeglądania publikacji na różnych typach urządzeń.
Treści i zawartość raportu
Kiedy przebrniesz przez kwestie “organizacyjne” to znaczy: ustalenie struktury, określenie formatu i sposobu udostępniania publikacji, możesz zacząć tworzyć!
Raport rozpocznij od krótkiego przedstawienia firmy i przybliżenia czytelnikowi kontekstu swojej działalności. Opisz markę i opowiedz o jej misji oraz celach – tych już osiągniętych, i tych na kolejne lata. Pochwal się, jakie projekty udało Ci się zrealizować oraz wskaż wyzwania stojące przed przedsiębiorstwem w nowym roku. Napisz na jakich działaniach i aktywnościach chcesz się skupić w najbliższym czasie oraz w jaki sposób zmierzysz ich skuteczność.
Powyższą treść możesz przygotować np. w formie listu od prezesa czy dyrektora generalnego, dzięki czemu podkreślisz, że dane zawarte w opracowaniu pochodzą z wiarygodnego źródła i zostały zatwierdzone przez osoby zarządzające firmą.
Jeśli chodzi o pozostałą zawartość raportu – dopasuj ją do Twoich potrzeb i potrzeb docelowych czytelników. Przekaż informacje w sposób wyczerpujący (postaraj się zawrzeć w raporcie odpowiedzi na wszystkie pytania, które mogą mieć odbiorcy odnośnie Twojego przedsiębiorstwa), ale unikaj przy tym zbędnych treści, które będą tylko powiększać objętość raportu i generować niepotrzebne strony.
Design, czyli atrakcyjne “opakowanie” dla treści
- Okładka
Dla przygotowanych tekstów i danych liczbowych stwórz atrakcyjne ”opakowanie”. Znaczenie ma już nawet sama okładka dokumentu, która w dużej mierze wpływa na jego odbiór. Powinna być zapowiedzią stylu i zabiegów graficznych, których możemy spodziewać się na kolejnych stronach publikacji. Dotyczy to mi.in typografii, palety kolorystycznej, fotografii, ikon, wykresów i innych elementów stosowanych w raporcie. Okładka musi zachęcić do zapoznania się z treścią opracowania, dlatego można pokusić się w jej przypadku o nieszablonowe i kreatywne rozwiązania.
Przykładem publikacji z niezwykłą okładką może być raport roczny firmy Pirelli Tire Company. Trzy skoroszyty umieszczone były w obudowie, której grzbiet został wycięty tak, by raporty znajdowały się w niej pod kątem – przez co sprawiały wrażenie ruchu.
Warto zapoznać się również z projektem raportu firmy Albynyx. Część grafik i wykresów została wydrukowana w technice 3D, a następnie sfotografowana i w takiej formie dodana do publikacji. Jedno ze zdjęć znalazło się również na okładce, sygnalizując, że wewnątrz raportu czytelnik znajdzie równie niecodzienną prezentację danych.
Wyjątkową okładką raportu rocznego może pochwalić się także firma Ardis Group. Okładka publikacji świeci w ciemności! Aby podkreślić efekt i innowacyjność zastosowanego rozwiązania, prezentacja raportu odbyła się w specjalnie zaprojektowanym pokoju, w którym automatycznie gasło światło, gdy ktoś do niego wchodził.
Dobrze sprawdza się także minimalizm, ale – dla wzbudzenia większego zainteresowania i przyciągnięcia uwagi odbiorców – przełamany jakimś nieoczywistym elementem – np. jaskrawym kolorem lub motywem graficznym. Na taki zabieg zdecydowała się m.in. firma Neurama. Na okładce znalazła się wyłącznie kompozycja złożona z kilku kolorowych kół, z pominięciem tekstu. Miało to za zadanie zaintrygować potencjalnego czytelnika, zachęcić do sięgnięcia po raport i sprawdzenia, co znajduje się w środku.
- Infografiki i wykresy
Aby uniknąć monotonii oraz podkreślić znaczenie publikowanych treści, stosuj liczne ilustracje i ciekawie skonstruowane wykresy. Szczególnie w sytuacji, gdy dane mają negatywny wydźwięk. Przedstaw fakty i rozwiązania sytuacji, używając strategicznych kolorów, wyraźnych ikon oraz czytelnych etykiet, które wzmocnią odbiór argumentacji.
Wymiennie z wykresami, możesz stosować grafiki informacyjne, które pozwolą zredukować tekst. Ważna jest przy tym hierarchia wizualna i wyróżnienie najważniejszych informacji. Dane powinny być rozmieszczone tak, aby odpowiednio prowadzić wzrok czytelnika po grafice przez jej kolejne etapy.
Infografiki i ilustracje doskonale rozdzielają także poszczególne sekcje w raporcie – używaj ich, aby zrobić przejście do innego zagadnienia czy zaakcentować następny rozdział w publikacji. Rozbijaj nimi długie bloki tekstu. Dzięki temu pozwolisz odbiorcy nieco odetchnąć od dużej ilości informacji.
Na niecodzienną prezentację danych zdecydowało się australijskie studio projektowe Tako, które było odpowiedzialne za przygotowanie raportu rocznego dla miasta Haga w Holandii – wszystkie dane liczbowe zostały przedstawione w formie abstrakcyjnych obrazów, które można odczytywać jako wykres lub postrzegać jako dzieło sztuki. Grafiki zostały dodatkowo zestawione razem na okładce, tworząc kolejny nietypowy obraz. Koncepcja miała swoją kontynuację na wystawie w miejskim ratuszu, podczas której część wykresów została wystawiona na dużych płótnach.
- Typografia i kolorystyka
Jeśli chodzi o typografię – jako bazowe wybierz proste, czytelne fonty, które ułatwią zrozumienie raportu. Jednocześnie zachowaj spójność z identyfikacją wizualną Twojej firmy. Jeśli w swoich materiałach marketingowych używasz ozdobnych czcionek, w publikacji możesz je dodać, ale jako akcenty, a nie np. główny font nagłówków.
Kolorystyka opracowania także powinna nawiązywać do Twojej marki – nie przesadzaj jednak z ilością barw. Postaw na jeden kolor wiodący i kontynuuj jego używanie w całości raportu. Aby urozmaicić grafiki lub teksty, możesz dodać kolejne barwy – ale pamiętaj, żeby nie było ich więcej niż trzy.
- Kompozycja i czytelność
Słowo klucz przy projektowaniu raportów finansowych to przejrzystość. Publikacje tego typu są przede wszystkim narzędziem – informacyjnym, marketingowym czy sprzedażowym. Aby spełniały swoją rolę, odbiorca musi być w stanie szybko odnaleźć interesujące go dane. Dlatego ważna jest czytelna kompozycja publikacji i logiczne posegmentowanie informacji. Zdecydowanie podniesie to komfort czytelnik i pozytywnie wpłynie na użytkowanie dokumentu.
Projektowanie raportów finansowych – gdzie szukać inspiracji?
Przed rozpoczęciem projektowania raportu, polecamy przejrzeć inne realizacje i nieco się zainspirować, m.in. w kwestii obowiązujących trendów czy kreatywnych rozwiązań, które następnie będzie można zastosować w swoim opracowaniu. Gdzie szukać inspiracji? Poniżej kilka przydatnych serwisów:
Projektowanie raportów finansowych – podsumowanie
Raport podsumowujący działalność firmy – zawierający wiele treści i danych – to naprawdę duży i skomplikowany projekt. To także spore wyzwanie dla docelowych czytelników, którzy muszą się z nim zapoznać. Aby wzbudzić zainteresowanie i przyciągnąć ich uwagę, publikacja powinna być funkcjonalna, spójna i przejrzysta – podstawą jest przy tym przemyślana architektura informacji. Dokument powinien być także atrakcyjnie opracowany – zawierać liczne wykresy oraz grafiki z wizualizacją tekstów i liczb. Nie bójmy się tutaj wyjść poza utarte schematy i szukajmy inspirujących oraz nieszablonowych rozwiązań, które na pewno wpłyną na odbiór raportu oraz wzmocnią jego przekaz.